Многоразовая ссылка на договор: родители подписывают сами

Чем многоразовая ссылка отличается от обычной

Обычная ссылка на подписание ведёт на уже созданный договор конкретного человека. Вы подготовили документ для родителя, указали нужные условия и отправили ему ссылку. Это индивидуальная отправка.

Многоразовая ссылка ведёт на шаблон. Каждый, кто её открывает, заполняет свои поля и подписывает свой договор. Повторное открытие той же ссылки создаёт новый договор другого человека, а не открывает чужой.

Поэтому для группы не нужно заранее делать отдельную ссылку на каждую семью. Можно разместить одну ссылку на подписание договора для группы и объяснить родителям, что делать: открыть, проверить условия, внести данные и подписать.

Кому подходит такой способ

Многоразовая ссылка полезна там, где один и тот же документ уходит сразу многим людям. Например, при наборе в группу, перед сменой лагеря, первым посещением игровой или поездкой команды на турнир.

Но такой способ нужен не всем. Если у вас пять договоров в месяц и каждый раз меняются условия, индивидуальная отправка может быть проще. Многоразовая ссылка решает конкретную задачу повторяющихся документов, а не заменяет все способы работы с родителями.

Сценарий 1. Набор в детскую футбольную школу

Школа открывает набор на сезон. Условия занятий для группы одинаковые, но в каждом договоре должны быть сведения конкретного родителя и ребёнка.

Администратор готовит шаблон, создаёт ссылку и размещает её в чате группы и на странице записи. Родитель записывает ребёнка и сразу переходит к подписанию. Не нужно ждать, пока администратор освободится и пришлёт документ лично.

В кабинете появляются отдельные договоры. Администратор сверяет их со списком группы, проверяет данные и помогает тем, у кого возникли вопросы. Собирать сканы из разных переписок больше не нужно.

Сценарий 2. Выезд команды на турнир или сборы

Для поездки нужен отдельный документ, даже если договор на занятия родители уже подписали. У поездки свои условия, даты и состав участников.

Под этот документ создают отдельную многоразовую ссылку и отправляют её в чат тех, кто едет. Так договор на сезон не смешивается с договором поездки, а родителям понятно, что именно они сейчас подписывают.

Перед выездом администратор сверяет список договоров со списком участников. Так видно, от кого документа ещё нет. Не приходится перечитывать чат и выяснять, означало ли сообщение «всё сделал» отправленную анкету или подписанный договор.

Отсутствие договора не объясняет, почему родитель его не оформил: мог не открыть ссылку или остановиться при заполнении. Но список показывает, с кем нужно связаться и что уточнить.

Сценарий 3. Первое посещение детского центра или игровой

В игровой перед первым посещением может понадобиться короткое согласие родителя. Здесь задача другая: не оформить длинный договор обучения, а дать человеку прочитать и подписать конкретный документ до визита.

Ссылку добавляют в сообщение после записи: родитель спокойно открывает её с телефона и заполняет поля заранее. Другой вариант — QR-код на стойке, который ведёт на ту же многоразовую ссылку.

Сценарий 4. Оформление лагерной смены

Перед сменой родители получают организационное письмо: что взять с собой, когда приехать и какие документы оформить. В это же письмо или чат можно добавить многоразовую ссылку на договор с полями анкеты смены.

Для такой ссылки удобно задать дату окончания. После смены она перестанет работать, и старое сообщение в чате не будет вести к оформлению нового договора на уже завершившуюся смену. Для следующего набора нужно подготовить актуальные условия.

Если договоры уже создаются из amoCRM или Битрикс24 на каждую заявку, задача та же — просто ссылку формирует CRM, а не администратор для общего чата.

Как сделать многоразовую ссылку в ОкиДоки

Начните с одного документа, который вы сейчас чаще всего отправляете родителям. Например, подготовьте электронный договор для детского центра на занятия в конкретной группе. Не нужно сразу перестраивать оформление всех услуг центра.

1. Подготовьте шаблон договора.

Заполните общие условия: сведения школы или центра, описание услуги и другие поля, которые не должен менять родитель. Поля родителя и ребёнка отметьте для заполнения подписантом.

2. Откройте «Многоразовые ссылки на подписание».

Этот раздел находится в шаблоне. Создайте ссылку и дайте ей понятное для себя название, чтобы потом отличать набор на сезон от поездки или первого посещения.

Название видите вы. Комментарий тоже виден только вам, поэтому инструкцию для родителей нужно написать в сообщении со ссылкой.

3. Выберите срок действия.

Ссылка может быть бессрочной или с датой окончания. Для сезонного набора удобна дата завершения приёма документов. Для стойки центра, куда постоянно приходят новые посетители, может подойти бессрочная ссылка.

4. При необходимости включите проверку данных.

Для этого есть галка «Проверять введённые пользователем данные после подписания». Она пригодится, если администратор должен проверить сведения, которые внёс родитель.

5. Отправьте ссылку туда, где родители уже есть.

Разместите её в чате группы, мессенджере, сообщении после записи или на сайте. Для ресепшена можно подготовить QR-код со ссылкой.

Добавьте пару предложений: для чего документ, какие поля заполнить и когда это нужно сделать. Саму ссылку не придётся создавать заново для каждого родителя.

6. Проверьте появившиеся договоры.

Каждое новое открытие многоразовой ссылки создаёт отдельный договор. Для контроля готовности ориентируйтесь на завершённое подписание, а не только на появление документа в кабинете.

Сверяйте договоры со списком группы или смены. Это поможет понять, кто уже оформился, а кому ещё нужно напомнить или помочь.

Почему ссылка может не создаться или перестать работать

Перед созданием ссылки проверьте незаполненные поля шаблона. Если поле пустое и при этом не предназначено для подписанта, ОкиДоки не даст создать ссылку.

Такое поле нужно заполнить заранее, удалить, если оно лишнее, или отметить для подписанта, если сведения действительно должен внести родитель. Иначе в готовом документе останется место, которое никто не заполняет.

Ещё одна причина остановки — баланс договоров на аккаунте. Если он закончился, многоразовые ссылки перестают работать до пополнения. Перед началом массового оформления проверьте баланс, чтобы родители не столкнулись с остановкой в середине набора.

Что меняется по сравнению с рассылкой файла

Когда вы отправляете Word, родитель может случайно изменить общий текст, сохранить старую версию или забыть заполнить часть полей. Потом приходит фотография без последней страницы, а рядом — сообщение от другого родителя: «Я подписывал ещё вчера».

Многоразовая ссылка фиксирует текст шаблона и оставляет родителю только предназначенные для него поля. Вместо обмена файлами получается последовательность: открыть документ, прочитать, заполнить и подписать свой экземпляр.

В ОкиДоки для этого используется простая электронная подпись сервиса — как и при подписании остальных договоров.

Начните с ближайшего набора

Если вы сейчас решаете, как подписать договор на кружок или секцию, выберите ближайшую повторяющуюся задачу. Это может быть новая группа, смена лагеря или первый визит в центр.

Подготовьте договор с родителями онлайн именно для этого случая. Проверьте общие условия, оставьте подписанту нужные поля, выберите срок действия и создайте многоразовую ссылку.

Не нужно делать одну ссылку «на всю школу». Нужна понятная ссылка на конкретный документ, который родители оформляют сейчас.

Коротко

• Одну многоразовую ссылку можно отправить всей группе: каждый родитель заполняет свои поля и подписывает отдельный договор.
• Общие поля шаблона нужно заполнить заранее. Пустые поля, не предназначенные для подписанта, не дадут создать ссылку.
• Ссылку можно сделать бессрочной или ограничить датой; при необходимости включить проверку данных после подписания.
• Когда на аккаунте заканчивается баланс договоров, ссылки перестают работать до его пополнения.