Как Happy Panda разгружает администратора в сезон договоров

Сентябрь: родители, занятия и договоры

Happy Panda — сеть центров иностранных языков и раннего развития. По опубликованному отзыву основателя, в одном центре учатся 200–300 учеников, а за пиковый сентябрьский месяц сеть оформляет около 1500 договоров.

В отзыве Светлана описывает знакомую образовательному бизнесу ситуацию: администратору нужно уделять внимание детям и родителям, отвечать на звонки, помогать с началом занятий и оформлять новых учеников. Договор становится ещё одной задачей в уже плотном расписании.

Что изменило электронное подписание

По оценке основателя Happy Panda, ОкиДоки помог ускорить оформление договора с родителем и разгрузить администратора. Освободившееся внимание можно направить на общение с семьями и организацию занятий.

Для образовательного центра это практический результат: оформление занимает меньше внимания сотрудника в момент, когда рядом ждут дети и родители. Процесс стоит организовать так, чтобы семье было удобно читать и подписывать документы заранее.

Как организовать такой процесс в своём центре

Начните с одного часто используемого договора. Подготовьте утверждённый шаблон и определите, какие сведения вносит сотрудник, а какие заполняет родитель. Уберите вопросы, которые не нужны для оформления именно этой услуги.

Перед первым занятием отправьте родителю ссылку на документ. Так у семьи будет время спокойно прочитать условия и задать вопросы, а оформление не придётся целиком переносить на стойку администратора.

После подписания проверьте статус и доступ к итоговому документу. Для нового учебного периода используйте актуальную редакцию шаблона; изменения условий сначала согласуйте внутри центра.

Договор и согласия: не одна большая анкета

Договор на обучение, правила центра и документы по персональным данным решают разные задачи. Состав комплекта и порядок подтверждения согласуйте под свой процесс. Не прячьте согласие на рекламу или публикацию фотографий в общий текст о начале занятий.

Настройте понятный порядок действий: кто проверяет данные, кто отвечает на вопросы родителя и кто следит, чтобы оформление завершилось до нужного этапа работы с семьёй.

Если ученики уже в CRM

Сегодня у ОкиДоки есть интеграция с Парапланом: документ можно подготовить из карточки ученика, а результат подписания вернуть в CRM. Такой вариант подойдёт центрам, которые хотят связать оформление документов с уже привычной работой в CRM.

Сначала пройдите путь на тестовом договоре: данные ученика, данные родителя, ссылка, заполнение, подписание и итоговый документ. После этого подключайте остальных сотрудников.