Открываете бизнес? Начните сразу без бумажных договоров

На старте проще сразу обойтись без бумаги

Когда вы только открываете студию, запускаете обучение, начинаете сдавать квартиру или берёте первые заказы на услуги, у вас и так хватает задач. Нужно найти клиентов, договориться об условиях, принять оплату и хорошо выполнить работу. Покупать принтер, искать картриджи и заводить папки хочется далеко не всем.

Цифровой договор позволяет выстроить другой порядок с первого клиента: подготовили документ, отправили ссылку, получили подпись. Не нужно сначала привыкать к распечаткам, а через год переносить накопившийся архив в электронный вид.

Клиенту тоже удобнее. Он может прочитать условия и подписать договор со своего телефона — до визита, занятия или заселения. А вы встречаете его уже с понятными договорённостями.

Где взять договор для нового бизнеса

Необязательно начинать с пустого файла. Выберите путь, который подходит вашей задаче.

• Взять готовый шаблон из каталога. Найдите документ для своей сферы, добавьте в кабинет и адаптируйте условия: что вы делаете, сколько это стоит, как проходит оплата и что происходит при отмене.
• Сгенерировать документ. Опишите свою задачу и используйте полученный текст как основу. Перед отправкой клиенту проверьте условия, реквизиты и соответствие тому, как вы действительно работаете.
• Использовать свой текст. Если договор уже подготовлен, настройте его в ОкиДоки и отправляйте на электронное подписание.

Главная экономия времени появляется дальше: один раз настроенный шаблон можно использовать для следующих клиентов. Меняются данные и условия конкретного заказа, а основу не приходится каждый раз собирать заново.

Для сложных или нестандартных условий стоит привлечь юриста. Готовый шаблон и генерация помогают начать работу с текстом, а содержание договора должно подходить именно вашему бизнесу.

Как отправить первый договор на подпись

1. Зарегистрируйтесь и подготовьте документ. Выберите шаблон или создайте свой. Укажите реквизиты бизнеса и условия работы с клиентом.
2. Настройте поля и согласия. Определите, какие данные нужны для договора. Проверьте текст согласия на обработку персональных данных от вашей компании.
3. Отправьте ссылку клиенту. Клиент откроет документ в браузере, ознакомится с условиями и выполнит шаги подписания с подтверждением по SMS.
4. Получите подписанные документы. Договор будет доступен онлайн. Его не нужно сканировать или искать среди фотографий в переписке.

Перед первым реальным заказом пройдите этот путь на тестовом документе: посмотрите на форму глазами клиента и проверьте, что в итоговых файлах всё на своих местах.

Согласие на персональные данные — в том же процессе, отдельным документом

Имя, телефон и другие сведения о клиенте требуют внимания уже на старте бизнеса. Хорошая новость: для оформления согласия не нужно выдавать человеку ещё один бумажный лист и потом хранить его в отдельной папке.

В ОкиДоки можно подключить согласие на обработку персональных данных от вашей компании к подписанию договора. Есть стандартный шаблон, а при необходимости можно выбрать свой. Проверьте, кто указан оператором, зачем собираются данные, какие именно сведения нужны, каков срок обработки и как отозвать согласие.

Клиент может открыть документы до подписания и сам отмечает подтверждение условий. Галочка не проставляется за него. После завершения подписания согласие формируется отдельным PDF и направляется с документами на указанные электронные адреса. Вам не приходится вручную собирать файл для каждого клиента.

Согласие, сопровождающее основной договор в этом процессе, не списывается отдельным документом из пакета.

Согласие — не единственное возможное основание обработки: например, для данных, необходимых для заключения или исполнения договора, закон предусматривает отдельное основание. Выбирайте его под конкретную цель. Подробности и пример — в статье о согласии на обработку персональных данных.

Что остаётся сделать самому предпринимателю

ОкиДоки помогает подготовить, подписать и сохранить документы. А бизнес определяет, для чего он собирает данные клиентов и как использует их в своей работе.

Проверьте уведомление Роскомнадзора. По общему правилу оператор должен уведомить РКН до начала обработки персональных данных. Исключения перечислены в части 2 статьи 22 закона № 152-ФЗ. Если вы собираете данные клиентов онлайн, не стоит рассчитывать на исключение только потому, что бизнес маленький или только открылся.

Подать уведомление можно через портал персональных данных Роскомнадзора. Также нужно определить цели и сроки обработки, подготовить необходимые документы, ограничить доступ к данным и организовать их защиту. Само использование сервиса не заменяет эти обязанности.

При этом ежедневную рутину можно упростить: договор и согласие проходят через один процесс, клиенту не приходится распечатывать документы, а вам — вручную собирать комплект после каждой сделки.

Сколько стоит начать без бумажных договоров

На старте важны понятные расходы. Для знакомства с ОкиДоки доступны 5 тестовых документов на месяц. Можно проверить свой шаблон, пройти подписание и решить, подходит ли вам такой формат.

Дальше выбираете пакет по объёму работы. Актуальные условия — на странице тарифов. Не нужно покупать принтер именно ради договоров, запасаться бумагой и тратить время на сканирование подписанных листов.

Начните с одного повторяющегося документа: договора на услугу, обучение, аренду или другой типовой заказ. Когда появятся новые клиенты, у вас уже будет готовый процесс.

Частые вопросы перед первым договором

Клиенту нужно устанавливать приложение?

Для подписания по ссылке достаточно браузера на телефоне или компьютере. Покупать квалифицированную электронную подпись для этого сценария не требуется.

Можно ли менять готовый шаблон?

Да. Адаптируйте текст и поля под свои услуги, порядок оплаты и другие условия. Перед первым подписанием проверьте итоговый документ целиком.

Согласие подписывается автоматически за клиента?

Нет. Сервис готовит документ и включает его в процесс, а клиент знакомится с условиями и явно подтверждает их. После подписания согласие формируется отдельным файлом.

ОкиДоки сам уведомляет РКН за мой бизнес?

Уведомление от имени вашего бизнеса подаёте вы или уполномоченный представитель. Регистрация в сервисе не заменяет уведомление оператора.